- Jedes in moin.schule angelegte Benutzerkonto hat einen Mandanten. Dies ist zumeist die Dienstschule oder eine andere Einrichtung, z.B. das NLQ.
- Der Mandat besitzt die Bearbeitungsrechte für die Attribute der Person wie Name, Geburtsdatum, Stammorganisation und bekommt die Verantwortung für das Benutzerkonto einer Person übertragen.
- Die Funktionen Sichtfreigabe und Mandantenwechsels ermöglichen nun, dass für verschiedene Einrichtungen die gleiche Benutzerkennung von moin.schule verwendet werden kann und auch beim einem Schulwechsel der Benutzername und das Passwort gleich bleiben. Dies ermöglicht eine vielfältige und langfristige Nutzung des moin.schule Benutzerkontos.
Unterschied zwischen Sichtfreigabe und Mandantenwechsel
| Funktion | Definition | Zweck |
| Sichtfreigabe | Schuladministratoren machen Personenkontexte und zugehörige Personendatensätze für ausgewählte fremde Schulen/Organisationen sichtbar. | Sie ermöglicht der neuen Schule die Einsicht in die Daten der Person und das Anlegen weiterer Personenkontexte ohne das der Mandat die Rechte an der Bearbeitung der Person verliert |
| Mandantenwechsel | Der Wechsel der Zuständigkeit von der alten zur neuen Schule/Organisation. | Er dient dazu, eine Person, die dauerhaft die Organisation wechselt (z.B. Schulwechsel von Schülern, Dienstortwechsel von Lehrkräften), offiziell abzugeben. Die Bearbeitungsrechte werden an die neue Schule übertragen. |
- Voraussetzung für einen Mandantenwechsel ist immer die Erteilung einer Sichtfreigabe.
- Sichtfreigabe und Mandantenwechsel kann für Einzelpersonen, mehrere Personen oder für ganze Gruppen durchgeführt werden:
|
Wichtig: Werden Daten mit einem synchronisierenden Schulverwaltungssystem (z.B. Danis, Sibank) oder auch mit weiteren Systemen (z.B. IServ) synchronisiert, kann eine Weitergabe der Schülerin oder des Schülers an die neue Schule zu Problemen in der neuen Schule führen, da die Person nicht als bereits vorhanden erkannt wird und trotzdem ein neues Benutzerkonto für die Schülerin oder den Schüler erstellt wird. Das Problem kann gelöst werden, indem händisch der externe Schlüssel, über den synchronisierende Systeme Benutzerkonten erkennen, geändert wird. Wird ein Schulverwaltungssystem zur Synchronisation der Daten verwendet, sollten die Personen, für die der Schulwechsel vorgesehen wird, zunächst im Schulverwaltungssystem gelöscht werden. Das Schulverwaltungssystem setzt einen Löschzeitpunkt für die Personenkontexte in moin.schule. Ist der Zeitpunkt abgelaufen, können keine Anwendungen der Schule mehr betreten werden, auch wenn die Person noch in der Übersicht sichtbar sein sollte (sog. verwaiste Personen). |
Wechselt eine Person die Schule, muss ein kompletter Mandantenwechsel mit Sichtfreigabe, Personenkontext anlegen und Mandantenwechsel durchgeführt werden!
Soll eine Person nur einen Zugang zu weiteren Schulen erhalten, wird eine Sichtfreigabe und das Anlegen eines Personenkontextes durchgeführt.
Was sind Sichtfreigabe und Mandantenwechsel genau?
Einzelne Schritte, sortiert nach Aufgaben für die abgebende Schule und die aufnehmende Schule
|
Abgebende Schule |
Aufnehmende Schule |
Abgebende Schule |
||
|
Die Person erhält Zugang zu moin.schule |
||||
 |
 |
|||
| Personenkontext anlegen für Einzelpersonen | ||||
| Personenkontext anlegen für mehrere Personen | ||||
| Personenkontext anlegen für Gruppen | ||||
|
Die Person wechselt die Schule |
||||
 |
 |
|||
| Sichtfreigabe für Einzelpersonen | Mandantenwechsel für Einzelpersonen | Mandantenwechsel zustimmen für Einzelpersonen | ||
| Sichtfreigabe für mehrere Personen | Mandantenwechsel für mehrere Personen | Mandantenwechsel zustimmen für mehrere Personen | ||
| Sichtfreigabe für Gruppen | Mandantenwechsel für Gruppen | Mandantenwechsel zustimmen für Gruppen | ||