¶ Thema: Mandantenwechsel bei einer Einzelperson anfordern und genehmigen
Diese Anleitung beschreibt, wie eine Schule in moin.schule die Übernahme einer Person von einer anderen Schule (Mandantenwechsel) anfordert und wie die bisherige Schule diese Anfrage bearbeitet. Sie richtet sich an Schulleitungen und Schuladministrator/-innen.
Allgemeine Hinweise
| Wichtig: Wird ein Schulverwaltungssystem zur Synchronisation der Daten verwendet, sollten die Personen, für die der Mandantenwechsel vorgesehen wird, zunächst im Schulverwaltungssystem gelöscht werden. Das Schulverwaltungssystem setzt einen Löschzeitpunkt für die Personenkontexte in moin.schule. Ist der Zeitpunkt abgelaufen, können keine Anwendungen der Schule mehr betreten werden, auch wenn die Personen in der Personenübersicht von moin.schule sichtbar sein sollten (sog. verwaiste Personen). |
| Wichtig: Um den Mandantenwechsel durchzuführen, muss bereits eine Sichtfreigabe für die aufnehmende Schule vorliegen. Falls noch keine Sichtfreigabe vorliegt, diese zuerst einrichten (Sichtfreigabe für Einzelperson erstellen und nutzen). |
¶ Vorgehen
Für den Mandantenwechsel einer Person sind folgende Schritte nötig:
- Mandantenübernahme anfordern (annehmende Schule)
- Anfrage bestätigen (abgebende Schule)
- Personenkontext bei der abgebenden Schule löschen (optional)
¶ Erklär-Video
Wechsel einer Person von einer Schule zu einer anderen
¶ Schritt-für-Schritt-Anleitung
¶ 1. Übernahme anfordern (annehmende Schule)
- Als Schuladministrator/-in der annehmenden Schule bei moin.schule anmelden.
- Im Menü auf „Personen“ (1) navigieren. Es wird eine Liste mit allen verfügbaren Personen angezeigt.
- Die betreffende Person suchen (2) und auswählen (3).
- Es öffnet sich die Detailansicht der Person.
- Auf den Reiter „Einstellungen“ (1) gehen.
- Es öffnet sich eine neue Übersicht.
- Im Bereich „Mandantenwechsel“ (2) auf das Dropdown-Menü „Übernahme anfordern“ klicken.
- Es stehen drei Optionen zur Auswahl:
- „Mandat anfordern": Diese Option auswählen, wenn das Personenkonto bisher nur von der abgebenden Schule angelegt wurde und nun verantwortlich übernommen werden soll.
- „Mandat und Zusammenführung anfordern": Diese Option auswählen, wenn für die Person bereits von beiden Schulen ein Personenkonto angelegt wurde. Die annehmende Schule übernimmt die Verantwortung für die Personenkonten und führt diese zu einem Personenkonto zusammen.
- „Anforderung löschen“: Falls ein Mandantenwechsel angefordert wurde, aber nicht mehr benötigt wird, kann er mit dieser Option zurückgenommen werden.
- Eine der drei Optionen auswählen.
- Nach dem Anfordern erscheint unterhalb des Buttons der Hinweistext: „Es wurde ein Mandantenwechsel für diese Person beantragt. Der Antrag ist bis zum [Datum] gültig.“
| Hinweis: Die Gültigkeit des Antrags zum Mandantenwechsel beträgt 90 Tage. |
¶ 2. Anfrage bestätigen (abgebende Schule)
- Als Schuladministrator/-in der abgebenden Schule bei moin.schule anmelden.
- Im Menü auf „Benachrichtigungen“ (1) navigieren.
- In der Übersicht werden allen Benachrichtigungen angezeigt.
- Die Anzeige der Nachrichten kann über die Spalte „Zeit“ (2) nach Eingangsdatum sortiert werden.
- In der Zeile „Betreff“ gibt es einen Eintrag. Die Benachrichtigung mit dem Betreff „Übernahme von [Name] angefragt" auswählen.
- Auf den blau unterlegten Personennamen klicken (3).
- Es öffnet sich die Detailseite der Personen.
- Auf den Reiter „Einstellungen“ klicken.
- Im Bereich „Mandantenwechsel“ ist die Anfrage der aufnehmenden Schule gelistet.
- Auf den Button „Übernahme genehmigen“ (1) klicken, um dem Mandantenwechsel zuzustimmen.
- Anschließend erscheint eine Sicherheitsabfrage zum Mandantenwechsel.
- Hier den roten Button „Bestätigen“ klicken. Der Mandantenwechsel wurde vollzogen.
| Hinweis: Die Übersicht der Benachrichtigungen kann gepflegt werden, indem bearbeitete Aufgaben als „erledigt“ gekennzeichnet werden. Nähere Informationen im Artikel: Benachrichtigungen. |
¶ 3. Personenkontext bei der abgebenden Schule löschen (optional)
Nach einer erfolgreichen Übernahme kann der nicht mehr benötigte Personenkontext bei der bisherigen Schule entfernt werden. Weitere Hinweise dazu lassen sich im Artikel Löschen von Personenkontexten nachlesen. Mit der Löschung des Personenkontexts wird die Person nicht mehr in der Übersichtsliste der abgebenden Schule angezeigt.
¶ Weiterführende Links
- Schulwechsel in moin.schule - ein Überblick - beschreibt den Unterschied zwischen Sichtfreigabe und Mandantenwechsel.
- Sichtfreigabe für Einzelperson erstellen und nutzen – beschreibt die Einrichtung der Sichtfreigabe, die Voraussetzung für den Mandantenwechsel ist.
- Löschen von Personenkontexten – beschreibt das Löschen eines Personenkontexts im Detail.
- Benachrichtigungen - Übersicht der Benachrichtigungen verstehen und bearbeiten.
- Übersicht Personen und Personenkontexte – beschreibt den Unterschied zwischen Person und Personenkontext.