- Für jede angelegte Person lassen sich verschiedene Daten in moin.schule einpflegen. Diese Daten können in der Personenliste angezeigt werden, entsprechend der Auswahl der Spalten (1). Es gibt einen Spalteneintrag „Externer Schlüssel“ (2).
- Beim externen Schlüssel handelt es sich um eine externe Kennung der Datenbank, die der Datenverwaltung zugrunde liegt.
- Der externe Schlüssel ermöglicht den Anschluss von Schulverwaltungssystemen zu einem späteren Zeitpunkt und kann im Zuge dessen direkt übertragen werden. Außerdem ermöglicht er das Prüfen doppelter Personeneinträge.
- Der externe Schlüssel einer Person oder mehrerer Personen kann über die Funktion „Mehrere Personen erstellen“ angepasst werden.
| Hinweis: In der Regel sollte der externe Schlüssel nicht bearbeitet werden. In wenigen Ausnahmefällen kann dies jedoch hilfreich sein, beispielsweise wenn bereits angelegte Nutzerinnen und Nutzer manuell aktualisiert und im Zuge dessen mit einem Schulverwaltungssystem verknüpft werden sollen. |
¶ Personendaten mit externen Schlüssel eingeben
- Im Menü auf den Eintrag „Personen“ (1) navigieren.
- Es erscheint eine Liste mit allen bisher angelegten Personen. Oberhalb der Liste befindet sich das Drop-Down-Menü „Personen“. In dem Menü kann die Funktion „Mehrere Personen anlegen" (2) angewählt werden.
- Nach Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster.
- Hier können nun alle Personendaten eingefügt werden. In diesem Fall wird ein Benutzerkonto um den externen Schlüssel ergänzt.
- Zum Eintragen der Personendaten gibt es zwei Optionen: manuelle Erfassung und Erfassung über die Zwischenablage. Eine Anleitung ist zu finden unter: Anlegen mehrerer Personen
- Besonders wichtig ist hierbei, dass Name, Vorname und Geburtstag der neu eingetragenen Nutzerinnen und Nutzer mit denen übereinstimmen, die aktualisiert werden sollen.
- Der externe Schlüssel kann in der entsprechenden Spalte eingetragen werden.
- Mit dem Button „Weiter“ bestätigen.
¶ Personenerstellung mit externen Schlüssel konfigurieren
- In diesem Schritt kann eingestellt werden, wie die in Schritt 1 eingegebenen Daten auf Dopplungen (Dubletten) geprüft werden sollen. Dazu gibt es die Möglichkeit Vornamen und Nachnamen aus der Tabelle abzugleichen (Hinweis: Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet).
- Zusätzlich können auch die Geburtsdaten abgeglichen werden. Diese Option kann nur angehakt werden, wenn „Vorname und Familienname verwenden“ gewählt wurde und darüber hinaus für sämtliche Personen in der Tabelle die Spalte „Geburtsdatum“ ausgefüllt wurde.
- Eine andere Möglichkeit die Personendaten auf Dubletten zu prüfen ist den „externen Schlüssel“ abzugleichen. Diese Option erscheint nur, wenn in der Tabelle für sämtliche Personen die Spalte „Externer Schlüssel“ ausgefüllt wurde.
| Hinweis: Wird diese Option angewählt und es gibt diese Person bereits als Nutzer ohne externen Schlüssel in moin.schule, dann wird ein neuer Benutzer angelegt. Die Dublettenprüfung kommt zum Schluss, dass es diese Person noch nicht gibt, da der externe Schlüssel noch nicht vorhanden ist. |
- Mit dem Button „Weiter“ bestätigen.
¶ Personenkontexte eingeben
- Hier können nun die Personenkontexte eingefügt werden.
- Zum Ausfüllen der weiteren Felder findet sich eine Anleitung unter: Anlegen mehrerer Personen
| Hinweis: Die restlichen Felder sollten identisch mit den bereits bestehenden Nutzerinnen und Nutzern, die aktualisiert werden sollen, sein. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten überschrieben. Das gleiche gilt für die Gruppenzugehörigkeit. |
- Mit dem Button „Weiter“ bestätigen.
¶ Bestätigen
- In diesem Schritt werden die zuvor gemachten Angaben überprüft.
- Wenn festgestellt wird, dass einige Daten angepasst werden müssen, muss über den „Zurück“ Button zu Schritt 1 zurück navigiert werden und hier die Anpassung vorgenommen werden.
- Stimmen alle Angaben, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ abgeschlossen werden.
- Änderungen am externen Schlüssel können in der Personenliste gesehen werden.
