¶ Thema: Mandantenwechsel für mehrere Personen anfordern und genehmigen
Diese Anleitung beschreibt, wie eine Schule in moin.schule die Übernahme von mehreren Personen zeitgleich von anderen Schulen anfordert und wie die bisherige Schule diese Anfragen bearbeitet. Sie richtet sich an Schulleitungen und Schuladministrator/-innen.
Allgemeine Hinweise
| Wichtig: Wird ein Schulverwaltungssystem zur Synchronisation der Daten verwendet, sollten die Personen, für die der Mandantenwechsel vorgesehen wird, zunächst im Schulverwaltungssystem gelöscht werden. Das Schulverwaltungssystem setzt einen Löschzeitpunkt für die Personenkontexte in moin.schule. Ist der Zeitpunkt abgelaufen, können keine Anwendungen der Schule mehr betreten werden, auch wenn die Personen in der Personenübersicht von moin.schule sichtbar sein sollten (sog. verwaiste Personen). |
| Wichtig: Um den Mandantenwechsel durchzuführen, muss bereits eine Sichtfreigabe für die aufnehmende Schule vorliegen. Falls noch keine Sichtfreigabe vorliegt, diese zuerst einrichten (Sichtfreigabe für mehrere Personen erstellen und nutzen). |
¶ Vorgehen
Für den Mandantenwechsel mehrerer Personen über die Personenliste sind folgende Schritte nötig:
- Mandantenübernahme für mehrere Personen anfordern (aufnehmende Schule)
- Anfrage zur Mandantenübernahme bei mehreren Personen bestätigen (abgebende Schule)
- Personenkontext bei der abgebenden Schule löschen (optional)
¶ Erklär-Video
Video folgt.
¶ Schritt-für-Schritt-Anleitung
¶ 1. Mandantenübernahme für mehrere Personen anfordern (aufnehmende Schule)
- Als Schuladministrator/-in der aufnehmenden Schule bei moin.schule anmelden.
- Im Menü auf „Personen“ (1) navigieren. Die Personenübersicht wird angezeigt.
- Nach der Stammschule filtern, um die Personen der abgebenden Schule zu finden.
| Hinweis: In der Regel ist die Stammschule die Schule, die das Benutzerkonto angelegt hat. Dies entspricht in den meisten Fällen der abgebenden Schule, dem aktuellen Mandanten. In wenigen Ausnahmefällen (z. B. bei Schulleitungskonten) kann davon abgesehen werden. Die Stammschule kann bei jedem Benutzerkonto angepasst werden. |
- Sollte die Spalte „Stammschule“ (3) nicht sichtbar sein, auf den Button „Spalten auswählen“ (2) klicken und diese Spalte einblenden.
- Im Filter der Spalte „Stammschule“ (4) die Schule auswählen, die die Sichtfreigabe erteilt hat (im Beispiel: NBC Testorganisation 1).
- Die Checkbox aller Personen anhaken, die von der annehmenden Schule übernommen werden sollen (5).
- Über das Dropdown-Menü „Personen“ (6) die Funktion „Übernahme anfordern“ (7) auswählen.
- Es öffnet sich das Fenster „Übernahme anfordern“ mit einer Tabelle aller zuvor ausgewählten Personen.
- Die Angaben zu Vorname, Familienname und aktuellem Mandanten prüfen.
- Einstellungen über den Button „Bestätigen“ (1) speichern.
- Über den Button „Verwerfen" den gesamten Vorgang jederzeit abbrechen.
| Hinweis: Die Schuladministration der abgebenden Schule erhält eine Benachrichtigung in moin.schule über die Aufforderung zur Mandantenübernahme. |
¶ 2. Anfrage zur Mandantenübernahme bei mehreren Personen bestätigen (abgebende Schule)
- Als Schuladministrator/-in der abgebenden Schule bei moin.schule anmelden.
- Im Menü auf „Benachrichtigungen“ (1) navigieren.
- In der Übersicht werden alle Benachrichtigungen angezeigt.
- Für jede erhaltene Anfrage zur Mandantenübernahme gibt es eine Benachrichtigung.
- Die Anzeige der Nachrichten kann über die Spalte „Zeit“ (2) nach Eingangsdatum sortiert werden.
- Die Benachrichtigung mit dem Betreff „Übernahme von [Name] angefragt" auswählen (3).
- Es öffnet sich die Ansicht „Benachrichtigung bearbeiten" mit Priorität, Art, Betreff und Nachricht.
- In der Zeile „Betreff" auf den blau unterlegten Namen (1) klicken. Es öffnet sich die Detailseite der Person.
- Auf den Reiter „Einstellungen" klicken.
- Im Bereich „Mandantenwechsel" ist die Anfrage der aufnehmenden Schule gelistet.
- Auf den Button „Übernahme genehmigen“ (1) klicken, um dem Mandantenwechsel zuzustimmen.
- Anschließend erscheint eine Sicherheitsabfrage zum Mandantenwechsel.
- Hier den roten Button „Bestätigen" klicken. Der Mandantenwechsel wurde vollzogen.
- Dieses Vorgehen für alle Personen wiederholen, für die eine Mandantenübernahme angefordert wurde.
| Hinweis: Die Bestätigung der Mandantenübernahme erfolgt im Benutzerkonto der angefragten Person und ist daher für jede Person einzeln vorzunehmen. |
| Hinweis: Die Übersicht der Benachrichtigungen kann gepflegt werden, indem bearbeitete Aufgaben als „erledigt“ gekennzeichnet werden. Nähere Informationen im Artikel: Benachrichtigungen |
¶ 3.Personenkontext bei der abgebenden Schule löschen (optional)
Nach einer erfolgreichen Übernahme können die nicht mehr benötigten Personenkontexte der abgegebenen Personen entfernt werden. Weitere Hinweise dazu lassen sich im Artikel Personenkontexte /Personen über die Personenübersicht löschen nachlesen.
¶ Weiterführende Links
- Schulwechsel in moin.schule - ein Überblick - beschreibt den Unterschied zwischen Sichtfreigabe und Mandantenwechsel.
- Sichtfreigabe für mehrere Personen erstellen und nutzen – beschreibt die Einrichtung der Sichtfreigabe bei mehreren Personen, die Voraussetzung für den Mandantenwechsel ist.
- Personenkontexte /Personen über die Personenübersicht löschen – Ausgewählte Personen oder Personenkontexte direkt aus der Übersichtsseite löschen
- Benachrichtigungen - Übersicht der Benachrichtigungen verstehen und bearbeiten
- Übersicht Personen und Personenkontexte – beschreibt den Unterschied zwischen Person und Personenkontext.