Über eine Sichtfreigabe können Organisationsadministratoren und Organisationsleitungen Personenkontexte und zugehörige Personendatensätze für ausgewählte fremde Schulen/Organisationen sichtbar machen.
Nach erfolgreicher Sichtfreigabe ist es möglich, den Personen an der fremden Schule/Organisation einen zusätzlichen Personenkontext zu vergeben, ohne die Rechte an der Bearbeitung der Person zu verlieren oder aber die komplette Person durch einen Mandantenwechsel an die ausgewählte Schule/Organisation abzugeben.
¶ Anlegen einer Sichtfreigabe für mehrere Personen durch die freigebende Organisation
Sichtfreigaben für mehrere Personen können über den Reiter Personen (1) erfolgen.
Die freizugebenden Personen werden angehakt (2) und über das Drop-Down-Menü “Personen (3) der Punkt ”Sichtfreigaben erstellen" (4) angeklickt.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster, indem die Zielschule ausgewählt werden kann.
Unter "Spalten auswählen" (1) kann die Tabelle nach individuellen Bedürfnissen angepasst werden (z.B. Spalten ein- oder ausblenden). Unter "Tabelle" (2) ist es möglich, die aktuellen Spalteneinstellungen für spätere Anwendungen zu speichern (siehe Artikel „Arbeit mit Tabellen“).
Wenn Daten bereits in einer externen Datei vorliegen, können diese über "Aus der Zwischenablage einfügen" (3) in die Tabelle übertragen werden, vorausgesetzt, die Spalten und Datenformate der Ausgangstabelle stimmen mit denen der moin.schule-Tabelle überein.
Die Zielschule (4) kann entweder manuell in das Feld eingetragen werden oder durch einen Klick öffnet sich ein separates Fenster/ein Dialog zur Auswahl der Schule. Ist die Zielschule ausgewählt, wird die Schulnummer (5) automatisch ergänzt. Soll für weitere Personen eine Sichtfreigabe an die selbe Schule erstellt werden, kann die Schulnummer einfach durch "Copy-and-Paste" in die jeweiligen Felder der weiteren Personen (z.B. Feld 6) eingefügt werden. Der Name der Zielschule ergänzt sich im Anschluss.
Über den Löschbutton (7) (das Papierkorb-Symbol links neben jeder Zeile) ist es möglich, Personen nachträglich aus der Liste zu entfernen.
Sind alle Eingaben getätigt, wird über "Weiter" (8) der Vorgang fortgesetzt (zum nächsten Schritt der Sichtfreigabeerstellung).
Nach dem Klicken auf "Weiter" wird das Kontrollfenster angezeigt.
Hier erfolgt eine abschließende Kontrolle aller Personenkontexte, für die eine Sichtfreigabe erstellt werden soll. Alle relevanten Daten wie Vorname, Familienname, Rolle, aktuelle Schule, Zielschule und Schulnummer sind ersichtlich.
Wenn alle Daten korrekt sind, wird der Vorgang mit "Bestätigen" abgeschlossen.
Für Korrekturen oder Änderungen ist über "Zurück" jederzeit die Rückkehr in den vorherigen Schritt möglich.
¶ Was passiert nach der Bestätigung?
Sobald die Sichtfreigabe bestätigt wurde, kann die aufnehmende Schule (die Zielschule) die freigegebene Person in ihrer Personenübersicht sehen. Die Zielschule hat anschließend folgende Optionen:
Neuen Personenkontext hinzufügen ohne die Mandantenübernahme anzufordern: Dies wird typischerweise genutzt, wenn die Person nicht die Schule verlässt, sondern z.B. als Lehrkraft eine Abordnung erhalten hat.
Mandantenübernahme anfordern: Dies ist erforderlich, wenn die Person dauerhaft und vollständig der Verantwortung der Zielschule übertragen werden soll (z.B. bei einem Schulwechsel).