¶ Thema: Sichtfreigabe bei einer Einzelperson
Diese Anleitung beschreibt, wie die Personendaten einer einzelnen Person für eine andere Schule sichtbar gemacht werden können (Sichtfreigabe) wird und wie die Zielschule die freigegebene Person anschließend weiterverarbeitet. Sie richtet sich an Schuladministrator/-innen der abgebenden und annehmenden Schulen.
Allgemeine Hinweise
| Wichtig: Für jede Sichtfreigabe muss eine Rechtsgrundlage vorliegen, zum Beispiel ein tatsächlicher Schulwechsel oder eine Abordnung. Die abgebende Schule ist dafür verantwortlich, dass diese Voraussetzung erfüllt ist, bevor die Freigabe erteilt wird. |
¶ Vorgehen
Für die Sichtfreigabe eine Person sind folgende Schritte nötig:
- Sichtfreigabe für eine einzelne Person erstellen (abgebende Schule)
- Sichtfreigabe zum Anlegen eines neuen Personenkontext nutzen (annehmende Schule)
¶ Erklär-Video
Einer Lehrkraft einen neuen Personenkontext an einer anderen Schule erstellen
¶ Schritt-für-Schritt-Anleitung
¶ 1. Sichtfreigabe für eine einzelne Person erstellen (abgebende Schule)
- Als Schuladministrator/-in oder Schulleitung der abgebenden Schule bei moin.schule anmelden.
- Im Menü auf „Personen" (1) navigieren. Es wird eine Liste mit allen verfügbaren Personen angezeigt.
- Die betreffende Person suchen (2) und auswählen (3).
- Es öffnet sich die Detailansicht der Person.
- Auf den Reiter „Personenkontext" (1) gehen. Die Sichtfreigabe erfolgt über einen Personenkontext.
- Es öffnet sich eine neue Übersicht.
- Unter dem Punkt „Sichtfreigaben für andere Schulen" findet sich ein leeres Drop-down-Menü mit dem grauen Eintrag „Sichtfreigaben“.
- Auf den linken Pfeil (3) klicken. Es öffnet sich eine Liste mit allen Schulen.
- Die Schule, für die die Sichtfreigabe erteilt werden soll, auswählen (1).
- Die ausgewählte Schule wird in die Liste eingetragen.
- Bei Bedarf weitere Sichtfreigaben für andere Schulen erstellen (1).
- Einstellungen über den Button „Speichern“ (2) speichern.
- Für Korrekturen über „Zurück“ zum vorherigen Schritt wechseln.
- Über den Button „Verwerfen" den gesamten Vorgang jederzeit abbrechen.
| Hinweis: Die Schuladministration der annehmenden Schule erhält eine Benachrichtigung in moin.schule über die Erteilung der Sichtfreigabe. |
¶ 2. Sichtfreigabe zum Anlegen eines neuen Personenkontext nutzen (annehmende Schule)
| Wichtig: Werden die Benutzerdaten in moin.schule von einem Schulverwaltungssystem synchronisiert, kann eine Weitergabe des Personenkontos in der aufnehmenden Schule zu Problemen führen. In manchen Fällen wird die Person nicht als bereits vorhanden erkannt. Über die Synchronisation wird dann ein neues Benutzerkonto erstellt. Das Problem kann gelöst werden, indem händisch der externe Schlüssel, über den synchronisierende Systeme Benutzerkonten erkennen, im vorhandenen Benutzerkonto geändert wird. Weitere Informationen unter: Manuelle Bearbeitung des externen Schlüssels. |
- Als Schuladministrator/-in der annehmenden Schule bei moin.schule anmelden.
- Im Menü auf „Benachrichtigungen" (1) navigieren.
- Es wird eine Liste mit allen Benachrichtigungen angezeigt.
- Die Anzeige der Nachrichten kann über die Spalte „Zeit“ nach Eingangsdatum sortiert werden.
- In der Zeile „Betreff“ gibt es einen Eintrag über eine neue Sichtfreigabe, beispielsweise „Neue Sichtfreigabe für Mause Julia (Lehrkraft in Niedersächsische -Support-Schule (Hildesheim)) erhalten.“
- Auf den blau unterlegten Personennamen klicken (2).
- Es öffnet sich die Detailansicht der Person.
- Unterhalb der Überschrift „Personenkontexte“ (1) kann der Person ein Personenkontext von der aufnehmenden Schule hinzugefügt werden.
- In der ersten Zeile „Neuer Personenkontext" auf den blauen Button „+" (2) klicken, um einen neuen Personenkontext hinzuzufügen.
- Den Personenkontext über das Dropdown-Menü „Rolle“ auswählen. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe. Weitere Angaben (2-5) sind freiwillig. Ergänzende Informationen unter: Einer Person einen Personenkontext hinzufügen.
- Einstellungen über den Button „Speichern“ speichern.
- Die Person verfügt nun über 2 Personenkontexte an unterschiedlichen Schulen.
| Hinweis: Die Übersicht der Benachrichtigungen kann gepflegt werden, indem bearbeitete Aufgaben als „erledigt“ gekennzeichnet werden. Nähere Informationen im Artikel: Benachrichtigungen |
¶ Weiterführende Links
- Schulwechsel in moin.schule - ein Überblick – beschreibt den Unterschied zwischen Sichtfreigabe und Mandantenwechsel.
- Einer Person einen Personenkontext hinzufügen – beschreibt das Anlegen eines zusätzlichen Personenkontexts im Detail.
- Benachrichtigungen – Übersicht der Benachrichtigungen verstehen und bearbeiten