Die Funktion „Mehrere Gruppenzugehörigkeiten erstellen“ dient zum Import und zur Aktualisierung von mehreren Gruppenzugehörigkeiten zugleich. So können mehrere Personenkontexte einer Gruppe zugeordnet werden.
Um den Vorgang zu starten, muss in der Hauptnavigation auf den Reiter „Gruppen“ (1) navigiert werden. Oberhalb der hier zu findenden Tabelle befindet sich das Drop-Down Menü „Gruppen“ (2). Mit Klick auf das Menü öffnet sich ein Drop-Down in dem die Schaltfläche „Mehrere Gruppenzugehörigkeiten erstellen“ (3) angewählt werden kann.
Nach Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster. In vier Schritten können hier die Daten mehrerer Personenkontexte und ihre Gruppenzugehörigkeiten eingefügt werden. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ abgebrochen werden. Der Button „Weiter“ ist klickbar sobald die nötigen Informationen in der Eingabemaske hinterlegt wurden. Über den Button „Zurück“ lässt sich ab Schritt 2 in die vorigen Eingaben zurück navigieren.
¶ Schritt 1: Gruppenzugehörigkeiten einfügen
Zum Eintragen der Gruppendaten gibt es zwei Optionen:
1. Die Daten können manuell erfasst werden. Die Daten werden in die Zeilen der Tabelle eingetragen. Wenn eine Zeile gefüllt ist, wird automatisch die nächste eingeblendet.
2. Daten können aus einer bestehenden Tabelle (Excel, CSV) eingefügt werden. Die Pflichtfelder sind: Vornamen, Familienname und Gruppenrolle (die Gruppenrolle wird automatisch aus dem Feld „Rolle" übernommen, wenn dort bereits etwas eingetragen wurde). Aus den ausgefüllten Feldern muss eindeutig ein Personenkontext hervorgehen, für den die aktuelle Organisation Leserechte besitzt. Es können also nur Vornamen, Familiennamen etc. eingegeben werden, die bereits im System vorhanden sind. Andernfalls erscheint im Hinweis-Feld die Meldung: „Kein Personenkontext auffindbar“ bzw. „Personenkontext nicht eindeutig“. Sind unter den eingegebenen Daten zwei Personen mit gleichem Vor- und Nachnamen vorhanden, muss zur eindeutigen Zuordnung des Personenkontextes zusätzlich das Geburtsdatum eingegeben werden. Ist eine Person mit zwei oder mehr Personenkontexten vorhanden, muss zusätzlich eine Rolle (Organisationsrolle) angegeben werden, damit der Personenkontext eindeutig zugeordnet werden kann. Wenn hingegen ein Personenkontext bereits anhand des Vor- und Nachnamens eindeutig zugeordnet werden kann, werden die Felder "Rolle" und ggf. „Gruppenrolle“ automatisch vorausgefüllt.
In den Feldern „Gruppe Bezeichnung“ und/oder „Gruppe Externer Schlüssel“ wird die Gruppe eingetragen, der die Personenkontexte zugeordnet werden sollen. Auch hier können nur Gruppen angegeben werden, die bereits im System vorhanden sind und für die Leserechte bestehen. Sind zwei Gruppen mit gleicher Bezeichnung (gleichem Namen) im System vorhanden, kann keine Gruppe eindeutig identifiziert werden und es muss entweder noch ein vorhandener externer Schlüssel angegeben werden oder eine der Gruppen muss vorher umbenannt werden. Über den externen Schlüssel kann eine Gruppe immer eindeutig gefunden werden.
Die Felder der Tabelle lassen sich in der Tabelle des Dialogfensters ein- und ausblenden, oder per Drag and Drop verschieben. Die Anordnung von Spalten und die Sortierung der Tabelle kann als Konfiguration abgespeichert werden, so kann bei der nächsten Verwendung der Funktion mit der gleichen Tabellenkonfiguration gearbeitet werden.
| Hinweis: Einige Browser verhindern das Einfügen aus der Zwischenablage bzw. es muss dem Einfügen aus der Zwischenablage explizit zugestimmt werden. Eine Anleitung dazu hier. Sollte das Einfügen über den Browser verhindert werden, kann dies durch einen Wechsel des Browsers (vorzugsweise zu Chrome) behoben werden. |
Sollte es Probleme mit der Formatierung eines Feldes geben, wird dieses rot hinterlegt (Zahlen im Feld Vorname oder Familienname sind zum Beispiel nicht erlaubt). Um Formatierungsfehler zu beheben, wird in das Feld geklickt und der Datensatz manuell bearbeitet/korrigiert. Solang es Formatierungsfehler gibt, ist auch der „Weiter“ Button am unteren rechten Rand nicht klickbar.
Soll der gesamte Eintrag eines bestimmten Personenkontextes gelöscht werden, ist dies über das Papierkorb-Symbol am linken Rand jeder Zeile möglich.
¶ Schritt 2: Einstellungen
In diesem Schritt können die in Schritt 1 eingegebenen Daten überprüft und überarbeitet werden. Unter der Überschrift „Art der Aktualisierung“ finden sich dazu zwei Checkboxen.
Die erste Checkbox „In der Liste nicht vorhandene Gruppenzugehörigkeiten löschen“ sollte aktiviert werden, wenn gewünscht ist, dass nur die Gruppenzugehörigkeiten, die in Schritt 1 angegeben wurden, für die dort erwähnten Gruppen gelten sollen. Das bedeutet: Gibt es einen Personenkontext, der beispielweise zuvor schon einmal der „Klasse 3b“ zugeordnet wurde, aber nun in Schritt 1 nicht mehr auftaucht, wird dieser Personenkontext aus der Gruppe „Klasse 3b“ (wenn die erste Checkbox aktiviert wurde) entfernt. Die in Schritt 1 vorhandenen Gruppenzugehörigkeiten werden aktualisiert oder neu angelegt.
Die zweite Checkbox „Gruppenrollen überschreiben“ sollte aktiviert werden, wenn gewünscht ist, dass alle in Schritt 1 nicht vorhandenen Gruppenrollen beim Aktualisieren gelöscht werden. Wenn diese Checkbox nicht aktiviert ist, werden neue Gruppenrollen ergänzt. Gruppenrollen, die in Schritt 1 vorhanden sind, werden in jedem Fall gespeichert.
Nachdem die Gruppendaten in Schritt 2 konfiguriert wurden, kann nach dem Klick auf den Button „Weiter“ in Schritt 3 der Vorgang bestätigt werden.
¶ Schritt 3: Bestätigung
In diesem Schritt werden die zuvor gemachten Angaben überprüft. Es können bis zu drei Tabellen angezeigt werden, die einzeln bestätigt werden müssen (Neuanlegungen, Aktualisierungen, Löschungen).
¶ Überprüfen von neu angelegten Gruppenzugehörigkeiten:
- Es wird eine Tabelle mit allen Eigenschaften wie in Schritt 1 angezeigt (außer der Spalte Hinweise). Die Tabelle lässt sich nicht mehr bearbeiten, daher sind alle Elemente zum Verändern der Tabelle ausgeblendet. Die Tabelle hat die Überschrift „Folgende X Gruppenzugehörigkeiten werden neu angelegt.“ bzw. „Folgende Gruppenzugehörigkeit wird neu angelegt.“. In der Tabelle werden alle Gruppenzugehörigkeiten angezeigt, die neu angelegt werden.
- Wenn festgestellt wird, dass einige Daten angepasst werden müssen, muss über den „Zurück“ Button zu Schritt 1 zurück navigiert werden und hier eine Anpassung vorgenommen werden.
- Stimmen alle Angaben, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ abgeschlossen werden.
- Diese Tabelle wird nur angezeigt, wenn Gruppenzugehörigkeiten neu angelegt werden.
¶ Überprüfen von Aktualisierungen
- Befinden sich unter den in Schritt 1 eingefügten Gruppenzugehörigkeiten Aktualisierungen von bereits angelegten Gruppenzugehörigkeiten, öffnet sich ebenfalls eine Tabelle.
- Die Tabelle hat die Überschrift „Folgende X Gruppenzugehörigkeiten werden aktualisiert“ beziehungsweise „Folgende Gruppenzugehörigkeit wird aktualisiert“
- Auch diese Tabelle ist nicht editierbar und alle Elemente zum Verändern der Tabelle sind ausgeblendet.
- Es werden alle Gruppenzugehörigkeiten angezeigt, die aktualisiert werden.
- Diese Tabelle wird nur angezeigt, wenn Gruppenzugehörigkeiten aktualisiert werden.
¶ Überprüfen von Löschungen
- Wie in den Tabellen zuvor kann auch die Löschung von Gruppenzugehörigkeiten in einer extra Tabelle überprüft werden.
- Die Tabelle hat die Überschrift „Folgende X Gruppenzugehörigkeiten werden gelöscht.“ bzw. „Folgende Gruppenzugehörigkeit wird gelöscht.“
- Es werden alle Gruppenzugehörigkeiten angezeigt, die gelöscht werden.
- Der Schritt wird nur angezeigt, wenn Gruppenzugehörigkeiten gelöscht werden.
Stimmen auch alle Angaben in Schritt 3, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ final abgeschlossen werden.