¶ Wichtige Informationen
Wechseln Schülerinnen und Schüler am Ende des Schuljahres die Schule, kann eine Weitergabe der Person (Mandantenwechsel) gebündelt aus der jeweiligen Gruppen (in den meisten Fällen der Schulklasse) erfolgen.
Vorteil des Mandantenwechsels ist, dass der Benutzername und das Passwort gleich bleiben. Die neue Schule fügt neuen Schülerinnen und Schülern den neuen Personenkontext "Schüler:in hinzu und sofort können Anwendungen der Schule betreten werden.
Werden Daten mit einem synchronisierenden Schulverwaltungssystem (z.B. Danis, Sibank) oder auch mit weiteren Systemen (z.B. IServ) synchronisiert, kann eine Weitergabe der Schülerin oder des Schülers an die neue Schule zu Problemen in der neuen Schule führen, da die Person nicht als bereits vorhanden erkannt wird und trotzdem ein neues Benutzerkonto für die Schülerin oder den Schüler erstellt wird. Das Problem kann gelöst werden, indem händisch der externe Schlüssel, über den synchronisierende Systeme Benutzerkonten erkennen, geändert wird.
- Sichtfreigabe bedeutet hier, dass die neue Schule die Daten der Schüler/innen einsehen kann.
- Der Mandantenwechsel ist der Wechsel der Zuständigkeit von der alten zur neuen Schule.
Wenn ein Schüler/eine Schülerin noch nicht endgültig an eine neue Schule gewechselt ist, kann die alte Schule der neuen Schule eine Sichtfreigabe für die Personenkontexte des betreffenden Schülers bzw. der betreffenden Schülerin erteilen.
Sobald die Sichtfreigabe erteilt wurde, kann die neue Schule die Person und den Personenkontext innerhalb der alten Schule einsehen.
¶ Vorgehen Schulwechsel von Schüler/-innen:
| Achtung: Wird ein Quellsystem zur Synchronisation der Daten verwendet, sollten die Personen, für die der Schulwechsel vorgesehen wird, zunächst im Quellsystem gelöscht werden. Das Quellsystem setzt einen Löschzeitpunkt für die Personenkontexte in moin.schule. Ist der Zeitpunkt abgelaufen, können keine Anwendungen der Schule mehr beteten werden, auch wenn die Person noch in der Übersicht sichtbar sein sollte (sog. verwaiste Personen). |
Über den Reiter Gruppen (1) werden die Gruppen angehakt (2) , in denen sich Personen befinden für die eine Sichtfreigabe erstellt werden soll. Über das Drop-Down-Menü “Gruppen” (3) gelangt man zum Menüpunkt “Sichtfreigaben erstellen” (4)
Je nach Anzahl der ausgewählten Personen in den Gruppen, dauert es einen Moment, bis sich das nächste Fenster aufbaut.
Im Feld Zielschule wird die neue Schule der Person eingegeben. Durch einen Klick unten rechts auf “Weiter” öffnet sich ein neues Übersichtsfenster, welches nur noch bestätigt werden muss.
| Hinweis: Alternativ zur händischen Eingabe der Zielschule kann auch ein Einfügen über die Zwischenablage erfolgen (z.B. durch Copy-and-paste aus einer Excel-Datei). Wichtig hierbei ist, dass die Quelldatei die gleichen Spalten beinhaltet, wie im Ziel. |
| Hinweis: Sobald eine Sichtfreigabe oder ein Mandantenwechsel beantragt oder erteilt wird, erhält die neue Schule eine Benachrichtigung vom System. |
Die neue Schule hat dann auch die Möglichkeit, einen neuen Personenkontext für die Schülerin oder den Schüler anzulegen (über die Funktion „Personenkontext hinzufügen" in der Detailansicht einer Person), der sich auf die Rollen und Rechte innerhalb der eigenen Schule bezieht. Die Schülerin oder der Schüler hat dann beim Einloggen in moin.schule zwei Personenkontexte zur Auswahl (den der neuen und den der alten Schule).
Wenn der Schulwechsel, zum Beispiel nach Schuljahresbeginn, vollzogen ist, sollte ein Mandantenwechsel durchgeführt werden. Damit übernimmt die neue Schule die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Personendaten und die Verwaltung des Benutzerkontos, d.h. sie kann die Personalien ändern, das Passwort ändern etc.
| Empfehlung: Nach der Sichtfreigabe sollte in Absprache mit den Lernenden die Löschung des alten Personenkontextes erfolgen. Dabei wäre es relevant, eine Frist zu vereinbaren, damit die Lernenden noch eine gewisse Zeit auf die Anwendungen zugreifen können, um ihre Daten im Kontext ihrer alten Schule zu sichern. |