- Im Menü auf den Eintrag „Personen“ navigieren.
- Es erscheint eine Liste mit allen bisher angelegten Personen. Oberhalb der Liste befindet sich das Drop-Down-Menü „Personen“. In dem Menü kann die Funktion „Neue Person erstellen" angewählt werden, es öffnet sich dann ein neues Dialogfenster.
¶ Angaben zur Person
- Im neuen Fenster können unter den „Angaben zur Person“ die persönlichen Informationen eingetragen werden. (Hinweis: Die Felder „Familienname“ und „Vornamen“ sind Pflichtfelder, die restlichen Felder sind optional auszufüllen.)
- Informationen zum Feld „Einsortierung“ finden sich hier.
- Darüber hinaus gibt es unterhalb der „Angaben zur Person“ die Möglichkeit, die Initialen einer Person individuell festzulegen. Ohne Eingabe befüllen sich diese Felder automatisch.
¶ Weitere Angaben zur Person
- In diesem Bereich wird angegeben, ob es sich bei der neu angelegten Person um eine „Bestätigte natürliche Person“ handelt. Es muss demnach die Existenz der Person bestätigt werden. Wenn die Existenz nicht bestätigt wird, dürfen auch sonst keine Merkmale von real existierenden Personen angegeben werden. Die nächsten Felder lassen sich somit nicht befüllen. Nicht bestätigte Personen und die zugehörigen Benutzerkonten müssen regelmäßig überprüft und aufgeräumt werden.
- Wenn es sich bei der neuen Person um eine bestätigte natürliche Person handelt, kann mit der nächsten Checkbox angegeben werden, ob für diese Person eine Auskunftssperre vorliegt. Liegt eine Auskunftssperre vor, müssen keine weiteren Auskünfte zur Person gemacht werden.
- Im Feld zur „Stammorganisation“ kann eine Angabe zur Schule/Organisation gemacht werden. Das Feld muss nur ausgefüllt werden, wenn die Stammorganisation nicht die eigene Organisation ist. Es kann dann über das Dropdown entweder eine bereits im System hinterlegte Schule/Organisation ausgewählt werden, oder es kann über das Freitextfeld ein Organisationsname eingetragen werden. Diese Information kann zum Beispiel genutzt werden, wenn eine lernende Person einen Kurs an einer anderen Schule besucht oder eine Lehrkraft an einer anderen Schule aushilft.
¶ Benutzerkonto
- Unterhalb der Überschrift „Benutzerkonto“ wird nach erstmaligem Speichern der Person automatisch die Benutzerkennung der Person hinterlegt. Hier ist bei Neuanlegen einer Person daher nichts anzugeben.
- Mit einem Klick auf den Button „Anmeldeinformationen setzen“ öffnet sich ein neues Fenster in dem unter anderem das Passwort der Person generiert werden kann (Hinweis: Der Button ist erst nach erstmaligem Speichern der Person klickbar).
- Im Dialogfenster zu den Anmeldeinformationen kann über die Checkbox „Setzen eines neuen Passworts anfordern“ das Passwort einer bereits bestehenden Person neu gesetzt werden. Soll für eine neu angelegte Person ein initiales Passwort vergeben werden, muss diese Checkbox ebenfalls aktiviert werden. Das Passwort wird dann im Onboard-Dokument der Person direkt angegeben. Wird diese Checkbox nicht aktiviert, erhält die Person in dem Dokument nur den Nutzernamen und muss sich das Passwort dann über einen im Dokument angegebenen Link selbst setzen.
- Über die Checkbox darunter kann die Einrichtung des 2. Faktors angefordert werden.
- Wird ein Haken bei „Anmeldeinformationen drucken“ gesetzt, lassen sich die Onboard-Dokumente für Einzelpersonen drucken. Das Dokument lässt sich über einen Klick auf den Button „Anmeldeinformationen setzen” am Ende des Dialogfensters öffnen (die Checkbox „Setzen eines neuen Passworts anfordern“ am Anfang des Dialogfensters muss dafür aktiviert sein). Es öffnet sich dann ein neues Browser-Fenster mit einem PDF in dem alle Anmeldeinformationen gesammelt erscheinen. Dieses Dokument kann an die neu angelegte Person weitergeleitet werden, damit sich diese mit den neuen Daten im System anmelden kann.
| Hinweis: Einige Browser verhindern die Anzeige von PDFs durch Pop-up Blocker. Wie sich die browserspezifischen Pop-up Blocker deaktivieren lassen ist hier nachzulesen. |
| Empfehlung: Nutzerinnen und Nutzer sollten sich das neue Passwort und vor allem die Nutzernamen direkt mit einem Passwort-Manager speichern oder anderweitig sicher verwahren. |
- Über die Checkbox „Benutzerkonto E-Mail setzen und Link versenden“ wird die E-Mail-Adresse für die neu angelegte Person angegeben. Die Person erhält dann eine E-Mail mit der Bitte ihr Benutzerkonto zu aktualisieren. In der E-Mail findet sich ein Link über den die Person auf die moin.schule Seite gelangt, hier wird sie dann unter anderem aufgefordert ihr Passwort zu setzen. (Hinweis: Es kann nur entweder das Onboard-Dokument generiert, oder die E-Mail versendet werden)
- Über das Dropdown-Menü „Gültigkeit des Aktion-Links“ kann der Zeitrahmen für die Gültigkeit des Link aus der E-Mail definiert werden.
- Sobald die Anmeldeinformationen und das Passwort über den Extra-Dialog gesetzt wurden und dieser geschlossen wurde, ist in der Checkbox „Benutzerkonto aktiv“ automatisch ein Haken gesetzt. Wird der Haken aus der Checkbox entfernt, wird das Benutzerkonto deaktiviert.
¶ Personenkontexte
- Im Bereich „Personenkontexte“, kann nach erstmaligem Speichern einer Person ein Personenkontext hinzugefügt werden.