Die Nutzung von moin.schule erfolgt auf freiwilliger Basis und kann individuell entschieden werden. Will eine Schule das Portal nutzen, muss die Schulleitung initial einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betreiber (Landesinitiative n-21: Schulen in Niedersachsen online e. V.) abschließen.
Im Anschluss an den Vertragsabschluss erhält die Schulleitung an ihre dienstliche E-Mail-Adresse eine E-Mail mit dem Link zu ihrem persönlichen Account. Nach Klick auf den Link muss dort zunächst ein Passwort festgelegt werden.
Anschließend erhält die Schulleitung eine weitere E-Mail mit der Benachrichtigung über den erfolgreichen Anschluss.
Diese E-Mail enthält dann den Benutzernamen. Der Benutzername und das Passwort sind sicher zu verwahren.
Hinweis: Der Link hat nur eine beschränkte Gültigkeit und sollte zeitnah genutzt werden.
Weitere, stetig aktualisierte Informationen erhalten Schulen im Abschnitt Informationen für Schulen.
Schulleitungen sind zu Beginn die einzigen Personen mit einem Zugang zu moin.schule und haben die Rolle der Organisationsleitung inne. In dieser Rolle können Schulleitungen weitere Verantwortliche und Administratoren (Organisationsadministratoren) benennen, die sie bei der Verwaltung des Portals unterstützen.
Hierzu kann die Schulleitung neue Personen oder mehrere Personen zeitgleich anlegen und Ihnen im Personenkontext die Rolle Organisationsadministratorin oder Organisationsadministrator zuweisen.
Initial sollten sich Schulleitungen mit der Benutzeroberfläche und den Möglichkeiten des Portals vertraut machen.
Hierzu dienen folgende Anleitungen, die die wichtigsten Funktionen zusammenfassen:
Um moin.schule direkt zu Beginn mit den wichtigsten Daten zu füllen gibt es die Möglichkeit, bereits vorhandene Quellsysteme anzubinden.
Alle gewünschten oder benötigten Dienste (Anwendungen) müssen freigeschaltet werden. Weitere, stetig aktualisierte Informationen zu den Diensten, insbesondere auch zur Niedersächsischen Bildungscloud, erhalten Schulen im Abschnitt Informationen für Schulen.
Damit die gesamte Schule Zugriff auf moin.schule erhält und die Dienste nutzen kann, ist ein zeitnahes Onboarding empfehlenswert.
Hierfür sollten zuerst die Lehrkräfte Zugänge und Erläuterungen erhalten, die die Schulleitung administrativ als Organisationsadministratoren bei der Verwaltung des Portals unterstützen.
Bereits mit dem System vertraute Lehrkräfte sollten die Schülerinnen und Schüler klassenweise mit Zugangsdaten versorgen und die Funktionalitäten im Einzelnen besprechen. Im Dialog mit der Klasse können hierfür die Onboarding-Dokumente genutzt werden.
Wichtig ist initial, dass zeitnah Passwörter gesetzt werden. Eine Unterrichtseinheit über eine gute Passwortrichtlinie kann an dieser Stelle ebenfalls hilfreich sein. Auch das Prinzip des Single Sign-on sollte in diesem Rahmen erklärt werden.