Die Funktion „Mehrere Personen anlegen“ dient zum Import und zur Aktualisierung von mehreren Personen und Personenkontexten zugleich. Die Personen und Personenkontexte werden in tabellarischer Form eingegeben.
Im Menü auf den Eintrag „Personen“ navigieren.
Es erscheint eine Liste mit allen bisher angelegten Personen. Oberhalb der Liste befindet sich das Drop-Down-Menü „Personen“. In dem Menü kann die Funktion „Mehrere Personen erstellen" angewählt werden.
Nach Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster. In vier Schritten können hier die Daten mehrerer Personen eingefügt werden. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ abgebrochen werden. Der Button „Weiter“ ist klickbar sobald die nötigen Informationen in der Eingabemaske hinterlegt wurden. Über den Button „Zurück“ lässt sich ab Schritt 2 in die vorigen Eingaben zurück navigieren.
Der Umgang mit den Tabellen ist in diesem Artikel ausführlich beschrieben: Allgemein: Tabellen
Zum Eintragen der Personendaten gibt es zwei Optionen:
1. Die Daten können manuell erfasst werden. Die Daten werden in die Zeilen der Tabelle eingetragen. Wenn eine Zeile gefüllt ist, wird automatisch die nächste eingeblendet.
2. Daten können aus einer bestehenden Tabelle (Excel, CSV) eingefügt werden. Die Pflichtfelder sind: Vornamen und Familienname. Alle anderen Felder sind optional auszufüllen und lassen sich in der Tabelle des Dialogfensters ein- und ausblenden, oder per Drag and Drop verschieben.
Hinweis: Einige Browser verhindern das Einfügen aus der Zwischenablage beziehungsweise muss dem Einfügen aus der Zwischenablage explizit zugestimmt werden. Eine Anleitung dazu hier. Sollte das Einfügen über den Browser verhindert werden, kann dies aber auch durch einen Wechsel des Browsers (vorzugsweise zu Chrome) behoben werden.
Hinweis: Sollte es Probleme mit der Formatierung eines Feldes geben, wird dieses rot hinterlegt (Zahlen im Feld Vorname oder Familienname sind zum Beispiel nicht erlaubt). Um Formatierungsfehler zu beheben, wird in das Feld geklickt und der Datensatz manuell bearbeitet/korrigiert. Solang es Formatierungsfehler gibt, ist auch der „Weiter“ Button am unteren rechten Rand ausgegraut.
Soll der gesamte Eintrag einer bestimmten Person gelöscht werden, ist dies über das Papierkorb-Symbol am linken Rand jeder Zeile möglich.
Sind alle gewünschten Personendaten eingegeben, klickt man unten rechts auf den „Weiter“ Button.
In diesem Schritt kann vermerkt werden, dass die in Schritt 1 eingegebenen Daten auf Dopplungen (Dubletten) geprüft werden sollen. Dazu gibt es die Möglichkeit Vornamen und Nachnamen aus der Tabelle abzugleichen (Hinweis: Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet).
Zusätzlich können auch die Geburtsdaten abgeglichen werden. Diese Option kann nur angehakt werden, wenn „Vorname und Familienname verwenden“ gewählt wurde und darüber hinaus für sämtliche Personen in der Tabelle die Spalte „Geburtsdatum“ ausgefüllt wurde.
Eine andere Möglichkeit die Personendaten auf Dubletten zu prüfen ist den „externen Schlüssel“ abzugleichen. Diese Option erscheint nur, wenn in der Tabelle für sämtliche Personen die Spalte „Externer Schlüssel“ ausgefüllt wurde.
Im selben Dialogfenster kann zudem angehakt werden, ob die neu angelegten Personen einen Registrierungslink per E-Mail erhalten sollen (sofern eine E-Mail angegeben wurde).
Nachdem die Personenerstellung in Schritt 2 konfiguriert wurde, kann nach dem Klick auf den Button „Weiter“ in Schritt 3 ein Personenkontext hinzugefügt werden.
Im Bereich „Gruppenzugehörigkeit“ kann im Dropdown-Menü „Gruppe" eine Gruppe der eigenen Schule/Organisation ausgewählt werden. Wird zum Beispiel eine Klasse Schüler importiert, können die Schüler über dieses Feld einer Klasse zugeordnet werden.
Unterhalb des Dropdown-Menüs zur Gruppe befindet sich ein weiteres Dropdown zur Auswahl der Gruppenrolle. Die Gruppenrolle kann nur manuell angegeben werden, wenn im Feld „Gruppe" eine Angabe gemacht wurde.
Wird keine Gruppe ausgewählt, wird die Gruppenrolle automatisch vorausgefüllt und bezieht sich auf die Rolle, die im Bereich „Personenkontext“ eingegeben wurde. Wird die Rolle dann im Bereich „Personenkontext” angepasst, ändert sich auch die Gruppenrolle automatisch mit.
Bei manueller Angabe der Gruppenrolle ändert sich diese auch nicht automatisch mit. Das heißt auch wenn im Bereich „Personenkontext” eine andere Rolle vergeben wird, ändert sich die Gruppenrolle nicht.
In diesem Schritt werden die zuvor gemachten Angaben überprüft.
Es wird eine Tabelle mit allen Eigenschaften wie in Schritt 1 angezeigt, diese hat die Überschrift „Folgende X Personendatensätze werden neu angelegt.“ bzw. „Folgender Personendatensatz wird angelegt.“ Die Tabelle lässt sich nicht mehr bearbeiten, daher sind alle Elemente zum Verändern der Tabelle ausgeblendet. In der Tabelle werden alle Personen angezeigt, die neu angelegt werden.
Wenn festgestellt wird, dass einige Daten angepasst werden müssen, muss über den „Zurück“ Button zu Schritt 1 zurück navigiert werden und hier die Anpassung vorgenommen werden.
Stimmen alle Angaben, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ abgeschlossen werden.
Befinden sich unter den in Schritt 1 eingefügten Personen, Aktualisierungen von bereits angelegten Personendaten, öffnet sich nach Klick auf den „Bestätigen“ Button noch ein extra Dialogfenster in dem wieder eine Tabelle mit allen Eigenschaften wie in Schritt 1 definiert, angezeigt wird.
Die Tabelle hat die Überschrift „Folgende X Personendatensätze werden aktualisiert“ beziehungsweise „Folgender Personendatensatz wird aktualisiert“
Auch diese Tabelle ist nicht editierbar und alle Elemente zum Verändern der Tabelle sind ausgeblendet.
Es werden alle Personen angezeigt, die aktualisiert werden. Zum Aktualisieren zählt auch das Hinzufügen neuer Gruppenzugehörigkeiten, das Ändern von Gruppenrollen, das Hinzufügen eines neuen Personenkontextes sowie das Ändern eines bestehenden Personenkontextes.
Die Entscheidung, ob eine Person neu angelegt oder aktualisiert wird, wird jeweils einzeln nach den Angaben zur Dublettenprüfung vorgenommen. Sobald eine Dublette einer Person festgestellt wird, erscheint diese in der Tabelle mit den Aktualisierungen. Falls die Person nicht geändert werden kann, wird gegebenenfalls eine Fehlermeldung ausgegeben (zum Beispiel fremder Mandant).
Stimmen auch hier alle Angaben, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ abgeschlossen werden.