Die Funktion „Mehrere Gruppen erstellen“ dient zum Import und zur Aktualisierung von mehreren Gruppen zugleich.
- Im Menü auf den Eintrag „Gruppen“ navigieren.
- Es erscheint eine Liste mit allen bisher angelegten Gruppen. Oberhalb der Liste befindet sich das Drop-Down-Menü „Gruppen“. In dem Menü kann die Funktion „Mehrere Gruppen erstellen" angewählt werden.
Nach Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster. In vier Schritten können hier die Daten mehrerer Gruppen eingefügt werden. Der Vorgang kann jederzeit über den Button „Abbrechen“ abgebrochen werden. Der Button „Weiter“ ist klickbar sobald die nötigen Informationen in der Eingabemaske hinterlegt wurden. Über den Button „Zurück“ lässt sich ab Schritt 2 in die vorigen Eingaben zurück navigieren.
¶ Schritt 1: Gruppe einfügen
Der Umgang mit Tabellen ist in diesem Artikel ausführlich beschrieben: Allgemein: Tabellen
Zum Eintragen der Gruppendaten gibt es zwei Optionen:
1. Die Daten können manuell erfasst werden. Die Daten werden in die Zeilen der Tabelle eingetragen. Wenn eine Zeile gefüllt ist, wird automatisch die nächste eingeblendet.
| Hinweis: Wenn es Probleme mit der Formatierung eines Feldes gibt, wird dieses rot hinterlegt (zum Beispiel sind Zahlen im Feld Bezeichnung nicht erlaubt). Um Formatierungsfehler zu beheben, klicken Sie in das Feld und bearbeiten/korrigieren Sie den Datensatz manuell. Solange Formatierungsfehler vorliegen, ist auch die Schaltfläche „Weiter“ unten rechts ausgegraut. |
2. Daten können aus einer bestehenden Tabelle (Excel, CSV) eingefügt werden. Die Pflichtfelder sind: Bezeichnung und Gruppentyp. Alle anderen Felder sind optional auszufüllen und lassen sich in der Tabelle des Dialogfensters ein- und ausblenden, oder per Drag and Drop verschieben.
| Hinweis: Einige Browser verhindern das Einfügen aus der Zwischenablage bzw. es muss dem Einfügen aus der Zwischenablage explizit zugestimmt werden. Eine Anleitung dazu hier. Sollte das Einfügen über den Browser verhindert werden, kann dies durch einen Wechsel des Browsers (vorzugsweise zu Chrome) behoben werden. |
- Soll der gesamte Eintrag einer bestimmten Gruppe gelöscht werden, so ist dies über das Papierkorbsymbol am linken Rand jeder Zeile möglich.
- Sind alle gewünschten Personendaten eingegeben, kann unten rechts auf den Button „Weiter“ geklickt werden.
¶ Schritt 2: Einstellungen
- In diesem Schritt kann vermerkt werden, dass die in Schritt 1 eingegebenen Daten auf Dopplungen (Dubletten) geprüft werden sollen. Dazu gibt es die Möglichkeit, das Feld Bezeichnung mit bestehenden Daten abzugleichen (Hinweis: Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet).
- Eine andere Möglichkeit, die Gruppendaten auf Dubletten zu prüfen, ist, den „externen Schlüssel“ abzugleichen. Diese Option erscheint nur, wenn in der Tabelle für sämtliche Gruppen die Spalte „Externer Schlüssel“ ausgefüllt wurde.
- Im selben Dialogfenster kann zudem entschieden werden, wie mit bestehenden Referenzgruppen umgegangen wird.
- Wird die erste Checkbox unterhalb "Referenzgruppen" ausgewählt, werden alle in Schritt 1 eingegebenen Referenzgruppen zu der erwähnten Gruppe hinzugefügt. Bereits vorhandene Referenzgruppen werden nicht gelöscht.
- Wird die zweite Checkbox ausgewählt, werden alle in Schritt 1 eingegebenen Referenzgruppen jeweils zu der erwähnten Gruppe hinzugefügt. Weitere bereits vorhandene Referenzgruppen werden bei allen in der Liste erwähnten Gruppen gelöscht. Bei Gruppen ohne Angabe einer Referenzgruppe wird die ggf. vorhandene Referenzgruppe gelöscht.
¶ Schritt 3: Bestätigen
- In diesem Schritt werden die zuvor gemachten Angaben überprüft.
- Es wird eine Tabelle mit allen Eigenschaften wie in Schritt 1 angezeigt, diese hat die Überschrift „Folgende X Gruppen werden neu angelegt:“. Die Tabelle lässt sich nicht mehr bearbeiten, daher sind alle Elemente zum Verändern der Tabelle ausgeblendet. In der Tabelle werden alle Gruppen angezeigt, die neu angelegt werden.
- Wenn festgestellt wird, dass einige Daten angepasst werden müssen, kann über den „Zurück“ Button zu Schritt 1 zurück navigiert werden und hier die Anpassung vorgenommen werden.
- Stimmen alle Angaben, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ abgeschlossen werden.
- Der Schritt 3 wird nach Bedarf bis zu drei weitere Male durchlaufen:
- Aktualisierungen von Gruppen:
- Die Tabelle hat die Überschrift „Folgende X Gruppen werden aktualisiert“ beziehungsweise „Folgende Gruppe wird aktualisiert“
- Befinden sich unter den in Schritt 1 eingefügten Gruppen, Aktualisierungen von bereits angelegten Gruppen, öffnet sich nach Klick auf den „Bestätigen“ Button noch ein extra Dialogfenster in dem wieder eine Tabelle mit allen Eigenschaften wie in Schritt 1 definiert, angezeigt wird.
- Es werden alle Gruppen angezeigt, die aktualisiert werden.
- Der Schritt wird nur angezeigt, wenn Gruppen aktualisiert werden.
- Stimmen alle Angaben, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ abgeschlossen werden.
- Löschungen von Gruppenreferenzen:
- Die Tabelle hat die Überschrift "Folgende X Gruppenreferenzen werden gelöscht." bzw. "Folgende Gruppenreferenz wird gelöscht."
- Diese Tabelle hat nur die Spalten "Bezeichnung", "Externer Schlüssel" sowie die drei Spalten für Gruppenreferenzen
- Es werden alle Gruppenreferenzen angezeigt, die gelöscht werden.
- Der Schritt wird nur angezeigt, wenn Gruppenreferenzen gelöscht werden.
- Stimmen alle Angaben, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ abgeschlossen werden.
- Hinzufügen von Gruppenreferenzen:
- Die Tabelle hat die Überschrift "Folgende X Gruppenreferenzen werden hinzugefügt." bzw. "Folgende Gruppenreferenz wird hinzugefügt."
- Diese Tabelle hat nur die Spalten "Bezeichnung", "Externer Schlüssel" sowie die drei Spalten für Gruppenreferenzen
- Es werden alle Gruppenreferenzen angezeigt, die hinzugefügt werden.
- Der Schritt wird nur angezeigt, wenn Gruppenreferenzen hinzugefügt werden.
- Stimmen alle Angaben, kann der Vorgang über den Button „Bestätigen“ abgeschlossen werden.
- Aktualisierungen von Gruppen: