¶ Thema Zusammenführung von Personen-Duplikaten
Diese Anleitung beschreibt, wie doppelt angelegte Personen (Personen-Duplikate) in moin.schule zu einer Person zusammengeführt werden und was dabei mit den zugehörigen Personenkontexten passiert. Diese Informationen richten sich an Schulleitungen und Schuladministrator/-innen.
Allgemeine Hinweise:
Jede Person sollte im Gesamtsystem von moin.schule für ganz Niedersachsen nur einmal vorhanden sein. Trotzdem kann es vorkommen, dass eine Person doppelt angelegt wird. Der Hauptanwendungsfall: Eine Person hat einen Personenkontext als Lehrkraft an Schule A (mit eigenen Benutzerkonten in Anwendungen, eigenen Räumen in der Niedersächsische Bildungscloud (NBC). Dies ist ihre Stammschule. Nun wird die Lehrkraft an eine andere Schule abgeordnet. Diese Schule legt nun für diese Lehrkraft ein neues Benutzerkonto an und gibt ihr den Personenkontext als Lehrkraft an Schule B (ebenfalls mit eigenen Daten). Diese zwei Personenkontexte können in eine Person zusammengeführt werden.
Die Voraussetzung für das Zusammenführen ist, dass beide Personen demselben Mandanten zugeordnet sind. Ist dies nicht der Fall, muss zuvor ein Mandantenwechsel durchgeführt werden. Ein Mandantenwechsel überträgt die Datenhoheit über eine Person an eine neue Schule; er legt keinen neuen Personenkontext an und verändert die bestehenden Personenkontexte der Person nicht.
Nach der Zusammenführung existiert eine Person mit allen bisherigen Personenkontexten. Bezogen auf das Beispiel: Das eine Benutzerkonto hat zwei Personenkontexte – von Schule A und von Schule B – und nur noch einen Benutzernamen und ein Passwort. Alle Daten in den Anwendungen bleiben dabei erhalten.
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Wichtig: Bei der Zusammenführung werden Personen zusammengeführt, nicht die Personenkontexte. Haben beide zusammenzuführenden Personen einen identischen Personenkontext – also dieselbe Rolle an derselben Schule –, kommt es zu einer Fehlermeldung.  Ein doppelter Personenkontext muss vor der Zusammenführung manuell gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Personenkontexts werden auch die daran hängenden Daten in den verbundenen Anwendungen gelöscht. |
¶ Vorgehen
- Voraussetzungen prüfen
- Doppelten Personenkontext bereinigen (nur bei identischen Personenkontexten)
- Personen zusammenführen
¶ Erklär-Video
Video folgt.
¶ Schritt-für-Schritt-Anleitung
¶ 1. Voraussetzungen prüfen
- Schritt 1: Prüfen, ob beide Personendatensätze demselben Mandanten zugeordnet sind.
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Beispiel: Die Person Karlo Krabbe hat zwei Personenkonten (1) in moin.schule. Er verfügt über zwei Zugänge zu moin.schule: fapipo2512 und pasele9050 (2). Ziel ist, dass Karlo Krabbe nur noch ein Benutzerkonto fapipo2512 bei der Schule Moin-Wiki-Schule (=Mandant) hat. Die Spalte „Stammschule“ gibt Auskunft, welche Schule das Benutzerkonto angelegt hat. Der Spalte „Mandant“ kann entnommen werden, welche Schule für das Konto zuständig ist (3).  Gehören die Personen nicht demselben Mandanten an, zuerst einen Mandantenwechsel durchführen. |
- Schritt 2: Prüfen, ob beide Personen einen identischen Personenkontext haben, also dieselbe Rolle an derselben Schule.
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Beispiel: Die Person Karlo Krabbe hat zwei Personenkonten (1) in moin.schule. Die Spalte „Rollen“ (2) gibt Auskunft, welche Rollen die Person an der Schule hat. Im Beispiel ist die Verwaltung der Schule Moin-Wiki-Schule (3) geöffnet. Er hat für beide Personenkonten einen Personenkontext „Lehrkraft an der Schule Moin-Wiki-Schule“ (4).  Bei Vorliegen des gleichen Personenkontexts ist bei einer Person der doppelte Personenkontext zu löschen. |
¶ 2. Doppelten Personenkontext bereinigen
Dieser Abschnitt gilt nur, wenn beide Personen einen identischen Personenkontext haben (gleiche Rolle, gleiche Schule).
- In der Personenverwaltung der Schule beide betroffenen Personen aufrufen.
- Für beide Personen prüfen, welcher der beiden identischen Personenkontexte noch aktiv genutzt wird (zum Beispiel anhand zuletzt genutzter Anwendungen oder Räume in der NBC).
- Den nicht mehr benötigten Personenkontext löschen.
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Beispiel: Die Person Karlo Krabbe hat zwei Personenkonten. Unter der Benutzerkennung fapipo2512 hat Karlo Krabbe folgende Personenkontexte:  Unter der Benutzerkennung pasele9050 hat Karlo Krabbe folgende Personenkontexte:  Der Personenkontext „Lehrkraft an der Schule Moin-Wiki-Schule“ bei der Benutzerkennung pasele9050 wird nicht mehr benötigt und durch ein Klicken auf den blauen „-“-Button (2) gelöscht. |
| Hinweis: moin.schule selbst bietet keine automatisierte Übernahme von Inhalten zwischen zwei identischen Personenkontexten an. Sollen Inhalte aus dem zu löschenden Personenkontext erhalten bleiben, müssen diese vorher manuell in der jeweiligen Anwendung übertragen werden. Eine automatisierte Lösung müsste von der jeweiligen Anwendung selbst bereitgestellt werden. |
¶ 3. Personen zusammenführen
- In der Ansicht „Personen" die Liste aller Personen der Schule aufrufen.
- Die beiden identischen Einträge über die Kästchen links (1) auswählen.
- Zum schnelleren Auffinden lässt sich die Suchleiste (2) verwenden.
- Neben der Suchleiste das Dropdown-Menü „Personen" (1) öffnen.
- Im Dropdown-Menü die Option „Personen zusammenführen" (2) wählen.
- Im folgenden Pop-up-Fenster werden die Benutzerkonten gegenübergestellt. Dabei steht die zu löschende Person (1) auf der linken Seite und die verbleibende Person (2) in der rechten Spalte. Die Personen bei Bedarf über den „Doppelpfeil“-Button (3) tauschen.
- Auf einen der „Pfeil rechts“-Buttons (4) klicken, um die gewünschten Personenattribute (z. B. Name, Geburtsdatum) zu übernehmen.
- Auf „Bestätigen" (5) klicken.
- Anschließend erscheint eine Sicherheitsabfrage zur Zusammenführung.
- Hier den roten Button „Bestätigen“ klicken.
- Die Zusammenführung ist abgeschlossen und das Personen-Duplikat wird entfernt.
- Die verbleibende Person enthält anschließend alle Personenkontexte beider ursprünglichen Personendatensätze.
¶ Weiterführende Links
- Übersicht Personen und Personenkontexte – erklärt den Unterschied zwischen Person und Personenkontext.
- Mandantenwechsel – beschreibt, wie eine Person dauerhaft einer anderen Schule zugeordnet wird, wenn beide Personen-Duplikate aktuell unterschiedlichen Mandanten angehören.
- Löschen von Personenkontexten – beschreibt wie der Personenkontext einer Person gelöscht wird