Jede Person sollte im Gesamtsystem (für ganz Niedersachsen) nur einmal vorhanden sein. Es kann jedoch vorkommen, dass Personen doppelt angelegt werden, zum Beispiel aufgrund unterschiedlicher Zeiträume des Onboardings. In diesem Fall sollten die Personen-Duplikate zusammengeführt werden. Das bedeutet, dass ein Benutzerkonto gelöscht wird und eines bestehen bleibt. Vor der Löschung können vorhandene Personenattribute wie Name, Geburtsdatum etc. individuell übernommen werden. Ebenso können alle Personenkontexte der im System verbleibenden Person zugeordnet werden. Doppelte Personenkontexte werden gelöscht. Die Voraussetzung für das Zusammenführen der Duplikate ist, dass die Personen den gleichen Mandanten haben. Ist dies nicht der Fall muss zuvor ein Mandantenwechsel durchgeführt werden.
¶ Ablauf Personenzusammenführung
Sollen Duplikate zusammengeführt werden, muss im ersten Schritt die Ansicht „Personen“ (1) ausgewählt werden. In der dann angezeigten Liste aller Personen der Organisation, müssen die beiden identischen Einträge über die Kästchen links ausgewählt werden (3). Um die Einträge schneller zu finden, kann hierzu auch die Suchleiste (2) verwendet werden.
Sind beide Einträge ausgewählt, muss neben der Suchleiste das Dropdown „Personen“ (1) ausgewählt werden. Bei den erscheinenden Optionen dann „Personen zusammenführen“ (2) wählen.
Im Pop-Up-Fenster kann dann ausgewählt werden, welche Version der Person bestehen bleibt und welche gelöscht wird. Mit einem Klick auf „Speichern“ ist die Zusammenführung abgeschlossen und das Duplikat entfernt.