Im Menü auf den Eintrag „Anwendungen“ (1) navigieren.
Es erscheint eine Liste mit allen im System zur Verfügung stehenden Bildungsmedien. Verfügbare Anwendungen haben den Status „aktiv".
Hinweis: Einige geplante Anwendungen sind in moin.schule in der Liste der Anwendungen mit dem Status „aktiv" gekennzeichnet. Dies hat technische Gründe. Sie sind aber zurzeit nicht nutzbar.
Über den Button „Suchen“ (2) kann eine gewünschte Anwendung gesucht werden. Die Suchergebnisse werden direkt mit der Eingabe des Suchbegriffs geladen. Es müssen mindestens drei Zeichen eingegeben werden.
Die gewünschte Anwendung in der Liste auswählen und anklicken.
Es öffnet sich dann ein neues Dialogfenster.
Es gibt in der Detailansicht der Anwendung zwei Reiter „Allgemein" (1) und „Freigabe" (2).
Unter dem Reiter „Allgemein" gibt es hier zahlreiche Informationsfelder, die Angaben zur Anwendung, dem Anbieter und der Datenweitergabe zur Verfügung stellen. Die Felder sind systemseitig vorgegeben und können zum aktuellen Zeitpunkt nicht schulseitig geändert werden. Daher sind die Felder grau unterlegt.
Für die Freischaltung einer Anwendung muss schulseitig die "Weiterleitung personenbezogener Daten " an die Anwendung zur Kenntnis genommen werden.
In diesem Zusammenhang gibt es zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1: „Der Betreiber von moin.schule übernimmt nicht die datenschutzrechtliche Verantwortung für eine Anwendung." (Regelfall)
In diesem Fall steht folgender Zusatz beim Hinweis zur Auftragsverarbeitung:
Die Freigabe der Anwendung für einen, mehrere oder alle Personenkontexte der Schule ermöglicht die Weiterleitung von personenbezogenen Daten an die Anwendung. Die Datenverarbeitung durch den Anbieter der Anwendung ist ausdrücklich nicht durch den Auftragsverarbeitungsvertrag der Schulen mit der Betreiberin geregelt. Im Allgemeinen ist eine individuelle Beauftragung des Anbieters zur Datenverarbeitung durch die Schule erforderlich. Dies kann z. B. durch den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Anbieter geschehen.
Die Kenntnisnahme dieses Hinweises muss durch Setzen eines Haken bei „Dieser Hinweis zur Datenweiterleitung wurde zur Kenntnis genommen." (1) bestätigt werden.
Die Aktivierung der Checkbox und Kenntnisnahme erfolgt einmalig und kann nicht zurückgenommen werden. Ein gesetzter Haken kann nicht wieder entfernt werden.
Hinweis: Die Datenverarbeitung durch den Dienstanbieter ist über moin.schule nicht vertraglich geregelt, daher muss die Schule mit dem jeweiligen Anbieter eine individuelle Vereinbarung treffen.
Möglichkeit 2: „Der Betreiber von moin.schule übernimmt die datenschutzrechtliche Verantwortung für eine Anwendung."
In diesem Fall steht folgender Zusatz beim Hinweis zur Auftragsverarbeitung:
Der Anbieter der Anwendung verarbeitet die Daten im Auftrag der Betreiberin. Die Auftragsverarbeitung wid mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag der Schulen mit der Betreiberin geregelt.
Für die tatsächliche Nutzung wird die Anwendung für einen bestimmten Nutzerkreis freigegeben.
Im Reiter „Freigabe" (1) wird festgelegt, welche Personen an der Schule die Anwendung über moin.schule nutzen können.
Es gibt vier Optionen für die Freigabe der aktuell geöffneten Anwendung:
Keine Freigabe (2):
Diese Option ist voreingestellt. Ist diese Option ausgewählt, kann kein Nutzer der Schule diesen Dienst zum aktuellen Zeitpunkt nutzen.
Freigabe für die gesamte Schule (3):
Der Button wird angeklickt, wenn die Anwendung für die gesamte Schule abrufbar ist. Das heißt alle Personen und Gruppen derselben Schule haben Zugriff auf die Anwendung.
Das Speichern der Einstellung erfolgt über den Button „Speichern“ (8) im unteren Bereich des Fensters.
Anschließend können alle von der Schule angelegten Personen auf die Anwendung zugreifen.
Freigabe für einzelne Rollen (4)
Der Button wird angeklickt, wenn die Anwendung für bestimmte Rollen abrufbar ist.
Der Klick auf diese Option aktiviert das danebenstehende Drop-Down-Menü (5). Darin können die Rollen ausgewählt werden, die Zugriff auf die Anwendung haben sollen.
Es können auch mehrere Rollen ausgewählt werden.
Beispiel: Es gibt ein Planungstool für Lehrende. Dann kann hier „Lehrkraft“ ausgewählt werden. Alle Personen mit der Rolle "Lehrkraft" können das Planungstool nutzen, Personen mit der Rolle "Schülerin oder Schüler" aber nicht.
Das Speichern der Einstellung erfolgt über den Button „Speichern“ (8) im unteren Bereich des Fensters.
Anschließend können alle Personen, die eine der ausgewählten Rollen besitzen, auf die Anwendung zugreifen.
Freigabe für einzelne Personenkontexte (6)
Der Button wird geklickt, wenn die Anwendung für eine noch genauere Eingrenzung des Personenkreises mit Zugriff auf die Anwendung gewünscht ist.
Der Klick auf diese Option aktiviert den danebenstehenden Button "Personenkontexte auswählen" (7).
Wenn der Button "Personenkontexte auswählen" angeklickt wird, dann öffnet sich die Personenübersicht.
Nun können Personen so ausgewählt werden, dass nur bestimmte Personenkontexte Zugriff auf die Anwendung erhalten.
Es können auch mehrere Personenkontexte ausgewählt werden.
Beispiel: Ein Auswertungstool ist nur für Schüler der Oberstufe im Leistungsfach Chemie relevant. An dieser Stelle wird über den Personenkontext festgelegt, dass nur diese Schüler und die Chemielehrer der Oberstufe Zugriff darauf haben. Es können die Personenkontexte (Schülerinnen und Schüler, Lehrkraft) des Kurses ausgewählt werden. Nur diese haben dann Zugriff.
Das Speichern der Einstellung erfolgt über den Button „Speichern“ (8) im unteren Bereich des Fensters.
Anschließend können alle Personen mit den ausgewählten Personenkontexten auf die Anwendung zugreifen.
Hinweis: Anwendungen können nicht unterscheiden, ob nicht freigeschaltete Nutzerinnen oder Nutzer keine Freigabe haben oder ihnen aus anderen Gründen die Autorisierung verweigert wird. Der angebundenen Anwendung wird ohne weitere Angaben von Gründen der Zugriff auf die Daten der Nutzerin oder Nutzers verweigert. Dies kann als Fehler missinterpretiert werden.