- Diese Seite beschreibt, wie eine Anwendung in moin.schule für verschiedenen Nutzerkreise freigegeben und genutzt werden kann.
- Voraussetzungen
- moin.schule-Benutzerkonto als Schulleitung/Schuladministration
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit den jeweiligen Anbietern der Anwendungen
¶ Schritt-für-Schritt-Anleitung
- moin.schule aufrufen.
- Im Menü auf den Eintrag „Anwendungen“ (1) navigieren.
- Es erscheint eine Liste mit allen im System zur Verfügung stehenden Bildungsmedien. Verfügbare Anwendungen haben den Status „aktiv".
| Hinweis: Einige geplante Anwendungen sind in moin.schule in der Liste der Anwendungen mit dem Status „aktiv" gekennzeichnet. Dies hat technische Gründe. Sie sind aber zurzeit nicht nutzbar. |
- Über den Button „Suchen“ (2) eine gewünschte Anwendung suchen. Die Suchergebnisse laden direkt mit der Eingabe. mindestens drei Zeichen sind erforderlich.
- Die gewünschte Anwendung in der Liste auswählen und anklicken.
- Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.
- Die Detailansicht zeigt drei Reiter: „Allgemein", „Freigabe" und „Dokumente“.
¶ Reiter „Allgemein"
- Unter dem Reiter „Allgemein" werden zahlreiche Informationsfelder zur Anwendung, dem Anbieter und der Datenweitergabe angezeigt. Die Felder sind systemseitig vorgegeben. Sie können aktuell nicht schulseitig geändert werden.
¶ Reiter „Freigabe"
- Für die Nutzung von Anwendungen unter dem Reiter „Freigabe" (1) zwei Angaben tätigen:
- Hinweis zur Auftragsverarbeitung
- die Freigabe des Nutzerkreises
¶ Hinweis zur Auftragsverarbeitung
- Für die Freischaltung einer Anwendung die Weiterleitung personenbezogener Daten zur Kenntnis nehmen.
- In diesem Zusammenhang gibt es zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1: „Der Betreiber von moin.schule übernimmt nicht die datenschutzrechtliche Verantwortung für eine Anwendung." (Regelfall)
- In diesem Fall steht folgender Zusatz beim Hinweis zur Auftragsverarbeitung:
- Die Freigabe der Anwendung für einen, mehrere oder alle Personenkontexte der Schule ermöglicht die Weiterleitung von personenbezogenen Daten an die Anwendung. Die Datenverarbeitung durch den Anbieter der Anwendung ist ausdrücklich nicht durch den Auftragsverarbeitungsvertrag der Schulen mit der Betreiberin geregelt. Im Allgemeinen ist eine individuelle Beauftragung des Anbieters zur Datenverarbeitung durch die Schule erforderlich. Dies kann z. B. durch den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Anbieter geschehen.
- Den Hinweis durch Setzen eines Haken bei „Dieser Hinweis zur Datenweiterleitung wurde zur Kenntnis genommen." (1) bestätigen.
- Checkbox aktivieren und Kenntnisnahme bestätigen erfolgt einmalig und kann nicht zurückgenommen werden. Ein gesetzter Haken kann nicht wieder entfernt werden.
| Hinweis: Die Datenverarbeitung ist nicht vertraglich geregelt. Die Schule muss eine individuelle Vereinbarung (einen AVV) mit dem Anbieter treffen. |
Möglichkeit 2: „Der Betreiber von moin.schule übernimmt die datenschutzrechtliche Verantwortung für eine Anwendung."
- In diesem Fall steht folgender Zusatz beim Hinweis zur Auftragsverarbeitung:
- Der Anbieter der Anwendung verarbeitet die Daten im Auftrag der Betreiberin. Die Auftragsverarbeitung wird mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag der Schulen mit der Betreiberin geregelt.
- In diesem Fall ist nichts weiter zu tun.
¶ Freigabe des Nutzerkreises
- Für die Nutzung die Anwendung für einen bestimmten Nutzerkreis freigeben.
- Im Reiter „Freigabe" (1) festlegen, welche Personen an der Schule die Anwendung über moin.schule nutzen können.
Fünf Optionen für die Freigabe stehen zur Auswahl:
Keine Freigabe (2):
- Diese Option ist voreingestellt. Ist diese Option ausgewählt, können keine Nutzer/-innen der Schule diese Anwendung zum aktuellen Zeitpunkt nutzen.
Freigabe für die gesamte Schule (3):
- Button „Freigabe für die gesamte Schule“ anklicken, wenn die Anwendung für die gesamte Schule abrufbar ist. Alle Personen und Gruppen der Schule erhalten Zugriff auf die Anwendung.
- Einstellungen über den Button „Speichern“ (8) speichern.
- Anschließend können alle angelegten Personen der Schule auf die Anwendung zugreifen.
Freigabe für einzelne oder mehrere Rollen (4)
- Button „Freigabe für einzelne oder mehrere Rollen“ anklicken, wenn die Anwendung für einzelne oder mehrere Rollen abrufbar ist.
- Klick auf diese Option öffnet das Drop-down-Menü (5). Darin die Rollen auswählen, die Zugriff erhalten sollen.
| Beispiel: Es gibt ein Planungstool für Lehrende. Dann kann hier „Lehrkraft“ ausgewählt werden. Alle Personen mit der Rolle "Lehrkraft" können das Planungstool nutzen, Personen mit der Rolle "Schülerin oder Schüler" aber nicht. |
- Einstellungen über den Button „Speichern“ (8) speichern.
- Anschließend können alle Personen mit ausgewählter Rolle auf die Anwendung zugreifen.
Freigabe für einzelne oder mehrere Gruppen (6)
- Button „Freigabe für einzelne oder mehrere Gruppen“ (6) anklicken, wenn die Anwendung für bestimmte Gruppen abrufbar ist.
- Klick auf diese Option öffnet das Drop-down-Menü (1). Darin einzelne oder mehrere Gruppen auswählen, die Zugriff erhalten sollen (3). Über das Suchfeld (2) Gruppen hinzufügen.
- Einstellungen über den Button „Speichern“ (8) speichern.
- Anschließend können alle Personen mit ausgewählter Gruppe auf die Anwendung zugreifen.
Freigabe für einzelne Personenkontexte (8)
- Button „Personenkontexte auswählen“ (6) anklicken, wenn wenn die Anwendung für einzelne Personen abrufbar ist.
- Klick auf diese Option, öffnet den Button "Personenkontexte auswählen". Button "Personenkontexte auswählen" anklicken. Es öffnet sich die Personenübersicht.
- Personen auswählen, sodass nur bestimmte Personenkontexte Zugriff erhalten.
- Mehrere Personenkontexte können ausgewählt werden.
| Beispiel: Ein Auswertungstool ist nur für Schüler/-innen der Oberstufe im Leistungsfach Chemie relevant. An dieser Stelle wird über den Personenkontext festgelegt, dass nur diese Schüler/innen und die Chemielehrkraft der Oberstufe Zugriff darauf haben. Personenkontexte (Schüler/-innen, Lehrkraft) des Kurses auswählen. Nur diese haben dann Zugriff. |
- Einstellungen über den Button „Speichern“ (8) speichern.
- Anschließend können alle Personen mit ausgewählter Gruppe auf die Anwendung zugreifen.
| Hinweis: Anwendungen können nicht zwischen fehlender Freigabe und anderen Autorisierungsgründen unterscheiden. Der Zugriff wird ohne Angaben von Gründen verweigert. Dies kann als Fehler missinterpretiert werden. |
¶ Überblick Freigaben
- Die Überblicksliste der Anwendungen zeigt die Spalte „Freigabe" (1). Hier sehen, welche Anwendungen für welchen Nutzerkreis freigeschaltet sind.
- Falls die Spalte nicht angezeigt wird: Über das Feld „Spalten auswählen" (2) ergänzen.
¶ Weiterführende Links